Niemal w każdej firmie przetwarza się i gromadzi ogromne ilości danych. Dotyczą one praktycznie wszystkich działań, jakie mają miejsce w firmie. Każdy klient, każdy pacjent, czy każda operacja wymagają odnotowania w systemach komputerowych i możliwości dotarcia do tych danych w dowolnym momencie.
Aby udostępnianie danych było możliwe na żądanie, administrator baz danych musi utrzymywać systemy informatyczne w odpowiedniej sprawności. Administrator baz danych jest więc odpowiedzialny za to, by wszystkie gromadzone w firmie dane były bezpieczne. Aby nie dochodziło do ich wykradania czy nadużywania ochrony danych osobowych, konieczna jest znajomość odpowiednich praw, ale także systemów zabezpieczeń informatycznych.
Administrator baz danych na co dzień rozwiązuje więc problemy, jakie pojawiają się na bieżąco w związku z bazami danych i dostępem do nich, ale również aktualizuje dane, gromadzi je, przetwarza, wprowadza zmiany zabezpieczeń do systemu. Najczęściej pracuje w systemie ośmiogodzinnym zmianowym. Czasem jego praca wymaga przeprowadzenia aktualizacji z odcięciem dostępu do baz danych użytkownikom. Wtedy odbywa się ona nocą w godzinach będących najmniejszym utrudnieniem dla większości użytkowników.