Nie każda firma potrzebuje administratora baz danych. Wyjść należy od tego czy firma posiada bazy danych. W zasadzie każda firma powinna posiadać mniejsze lub większe bazy danych chociażby klientów, wierzycieli, dostawców itp. nie zawsze jednak potrzebna jest administracja tymi danymi. Jeśli w bazie jest niewiele danych można się obejść bez złożoności systemu.
Jeśli jednak firma posiada oddziały, rozbudowaną siatkę pracowników, wówczas administrator baz danych jest niezbędny, aby usystematyzować poziom dostępu do danych, wykonać konfigurację poszczególnych odnośników danych i wiele innych elementów systemu gospodarki danymi. Warto zauważyć, iż poza kopiowaniem, odtwarzaniem istotne jest zapewnienie bezpieczeństwa bazy danych na zewnątrz.
Wiele firm korzysta z usług administratora baz danych okresowo, poprzez przegląd, modyfikacje systemu itp. Inne firmy w razie potrzeby, a niektóre zatrudniają administratora na samodzielnym stanowisku dostępnym w firmie non stop. Bezsprzecznie to rozwojowa profesja.