Dane w firmach bywają rozmaitej treści, dostęp do baz danych mogą mieć tylko upoważnione osoby, co za tym idzie administrowanie danymi to nadawanie uprawnień dostępu, kontrola korzystania z baz danych jak również tworzenie kolejnych baz, ich korelowanie między sobą, zabezpieczanie. To właśnie takimi zajęciami zajmuje się administrator baz danych, który odpowiada za funkcjonowanie archiwum elektronicznego oraz danych bieżących użytkowanych przez różne działy pracowników.
Im większa firma tym danych jest więcej i automatycznie również pracy więcej. Czasem jeden administrator baz danych nie wystarczy i tworzony jest zespół pracowników z podziałem na konkretne role. Kluczowym zadaniem jest utrzymanie danych i zabezpieczenie przed ich utratą bądź niepowołanym dostępem. Wbrew pozorom nie jest to łatwe, trzeba być przygotowanym na rozmaite awarie i usterki w funkcjonowaniu oprogramowania. Drugoplanowym obowiązkiem w pracy administratora jest tworzenie baz na potrzeby firmy. Administracja to również innowacyjne rozwiązania skrojone na potrzeby klienta, pracodawcy.