W wielu firmach archiwum danych mieści się w komputerach. By przynosiło ono korzyść, musi być ono należycie użytkowane i skonstruowane. Dane tylko przechowywane marnują się, a mogą służyć wykorzystaniu działom sprzedażny jak i analiz i prognoz.
Administrator baz danych odpowiada za dostosowanie bazy danych do potrzeb firmy. W optymalizacji archiwum i wykorzystaniu danych, zwłaszcza gdy jest ich dużo i są różnorodne, pomogą bazy danych. Można je wertować na różne sposoby, jednak ich stworzenie, wymaga pewnej koncepcji i opracowania. Poza wstukaniem fizycznym danych, istotne są mechanizmy działania i rozbudowywania baz. Tym właśnie między innymi zajmuje się administrator baz danych.
Jego usługi do tanich nie należą, co dobrze wróży dla administratorów i aspirujących do tego stanowiska, profesji. Mimo wszystko klientów również nie brakuje, dla wielu firm to być albo nie być, dla innych wielka szansa na wykorzystanie wiedzy spoczywającej w archiwum. Dane zgromadzone na przestrzeni lat, są niezmiernie wartościowe dla prognoz firmy i podejmowania odpowiednich decyzji, zwłaszcza w sprzedaży.