Archiwum w każdej firmie jest ważne z punktu widzenia handlowego i księgowego. By zachować je w należytym stanie, bezpieczeństwie i porządku, pieczę nad nim powierza się działowi informatyków. W wirtualnej przestrzeni mieści się o wiele więcej danych niżeli w segregatorach i na zadrukowanym papierze, ponadto dostęp jest wygodniejszy, szybszy, sprawniejszy.
Administrator baz danych odpowiada za tworzenie bieżących baz i ich archiwizację, aktualizację. Istotnym zadaniem administratora jest dostosowywanie baz danych do wymogów i wygody pracowników. Poza tym administracja bazą to także zarządzanie dostępem do niej. Nadawanie uprawnień, dbałość o bezpieczeństwo haseł dostępowych, odzyskiwanie haseł i obrona przed atakami, kradzieżą danych, włamaniem – to nie lada zadanie.
Dla pracownika na tym stanowisku, ważne jest bycie przewidującym. To co dziś nie jest istotne, może okazać się bardzo ważne, wręcz kluczowe na etapie archiwum. Wybieganie do przodu z tworzeniem funkcjonalności to swego rodzaju kreatywność, wliczona w zakres obowiązków na tym stanowisku pracy. Dzięki tej kreatywności archiwizacja może się ulepszać na bieżąco i dopasowywać płynnie, elastycznie do użytkownika.