Jednym z zadań jakie leżą w gestii osób zatrudnionych jako administratorzy baz danych, jest udostępnianie dokumentów, danych na określonym poziomie. W większości firm system danych nie jest dostępny dla wszystkich pracowników. Pracownicy mają określone rangi i poziomy dostępu, związane z tym, jakie prace wykonują.
Dane, które są im niezbędne do pracy, są im udostępniane. Tym, którzy danych tych nie potrzebują, dostępu się nie nadaje. Co więcej niektóre informacje są wręcz tajne, chronione i dostęp do nich ma tylko wąskie grono osób.
Administrator baz danych czuwa nad bezpieczeństwem i szczelnością tego systemu, ale przede wszystkim nad sprawnym udostępnianiem baz. Praca ta wymaga dokładności, skrupulatności. Ponadto administrator musi być też kreatywny bowiem w wielu przypadkach odpowiada za złożone procedury dostępu, nadanie haseł, zmiany itd.
To praca w dużej mierze zakrawająca o informatykę, jednak jednocześnie praca nietypowa, na co wskazuje pierwszy człon stanowiska – administrator. Jakby nie patrzeć administrator baz danych przetwarza dane nie zmieniając danych. Wykonuje prace czysto porządkowe, archiwizacyjne, czuwając przy tym nad wygodnym udostępnieniem i korzystaniem, sortowaniem, szukaniem w dokumentach elektronicznych.